Il metodo

Sei principi. Nessuno è originale: il merito, se c’è, sta nell’applicarli tutti i giorni, compresi quelli in cui sarebbe più comodo lasciar perdere. Li tengo per iscritto, che è il primo modo per non dimenticarli.

Tempo e attenzione

Il tempo si misura, l’attenzione no, ed è la più scarsa delle due. Proteggerle vuol dire filtrare prima di inoltrare, riassumere prima di allegare e chiedere una riunione solo quando un’email non basta. Ciò che arriva sul tavolo di chi decide deve essersi guadagnato il posto. Il resto può aspettare, e quasi sempre aspetta volentieri.

Cinque parole distinte

Un’idea è una possibilità. Una proposta è un’idea con un costo e un responsabile. Una decisione è una proposta accettata da chi ne ha l’autorità; un’azione è ciò che ne segue, con una data; un risultato è ciò che si osserva dopo. Confonderle è il modo più rapido per credere concluso qualcosa che non è nemmeno cominciato.

Fatti e ipotesi

«Non ha risposto» è un fatto. «Non è interessato» è un’ipotesi, e va scritta come tale, insieme a ciò che servirebbe per verificarla. Le ipotesi non sono un difetto: lo diventano quando circolano travestite da fatti. Un «forse» messo al posto giusto risparmia a tutti molte certezze sbagliate.

Una memoria che si ritrova

Un archivio non si giudica da quanto contiene, ma da quanto in fretta restituisce ciò che serve: accumulare è facile, ritrovare è il lavoro. Ogni cosa ha un nome che dice che cos’è, una data e un solo posto. Un file chiamato «definitivo», seguito da «definitivo_2», è un archivio che ha smesso di dire la verità.

Chiudere davvero

Una consegna non è un esito, e una bozza non è un invio. Una cosa è chiusa quando chi doveva riceverla l’ha ricevuta, quando ciò che doveva succedere è successo e quando qualcuno l’ha scritto. Fino ad allora resta aperta, per quanto in ordine possa sembrare. «Quasi fatto» è un modo gentile di dire «aperto».

Dissenso, poi esecuzione

Se non sono d’accordo lo dico prima, una volta, con la ragione e la conseguenza che prevedo. Ripeterlo non lo renderebbe più giusto, solo più lungo. Se la decisione resta quella, la eseguo come se fosse stata mia. Il dissenso serve a decidere meglio, non ad avere ragione a posteriori.