Pronto, disponibile, approvato

In ufficio circolano tre parole che quasi tutti usano come sinonimi: pronto, disponibile, approvato. Si sentono nella stessa riunione, a volte nella stessa frase, e nessuno chiede che cosa le distingua. Eppure ciascuna descrive uno stato diverso del lavoro, e scambiarle è uno dei modi più economici che conosca per procurarsi un problema costoso.

«Pronto» vuol dire che chi scriveva ha smesso di scrivere. È il giudizio dell’autore sul proprio lavoro e, come tutti i giudizi pronunciati in causa propria, merita cortesia e una certa prudenza. Un documento pronto è una bozza che ha smesso di cambiare nelle mani di una persona. Non ha ancora incontrato nessun altro.

«Disponibile» è una promessa. Dice che la cosa si trova in un posto preciso e che chi la cerca lì la troverà. Una presentazione è disponibile quando ha un indirizzo, non quando esiste da qualche parte nel portatile di qualcuno. La promessa riguarda il futuro: domani alle nove, chi apre quel collegamento troverà quel file. Se il collegamento porta a una cartella vuota, la promessa è stata infranta, per quanto in buona fede.

«Approvato», infine, è una decisione. E una decisione porta con sé due cose che le altre parole non richiedono: un nome e una data. Qualcuno di identificabile, in un giorno preciso, ha detto sì a quella versione e non a un’altra. Un’approvazione senza nome è una voce di corridoio; senza data, un ricordo; senza versione, un equivoco che aspetta l’occasione.

Il danno nasce nello slittamento. Il lunedì, in riunione, qualcuno dice che il budget dell’anno prossimo è pronto. Chi ascolta capisce «approvato» e lo inoltra. Il martedì l’autore corregge due cifre, com’era suo pieno diritto, perché per chi l’aveva scritto il documento era soltanto pronto. Il mercoledì circolano due budget, ciascuno ritenuto definitivo da qualcuno, nessuno dei due approvato da chi ne aveva l’autorità. Nessuno ha mentito. Si è soltanto risparmiata una parola.

Per email accade lo stesso, con l’aggravante che l’email resta. Un oggetto che recita «Versione disponibile» autorizza tutti a considerare stabile l’allegato, qualunque cosa dica il testo sulle modifiche ancora da fare. E l’oggetto, a differenza del testo, lo leggono tutti.

Per questo, quando mi dicono che una cosa è pronta, chiedo con garbo: pronta per essere letta, per essere usata o per essere firmata? La domanda costa tre secondi e qualche sopracciglio alzato. La risposta, di solito, rivela che le parole giuste erano due, e che una delle due era «quasi».

Non pretendo che il linguaggio d’ufficio diventi un lessico giuridico. Chiedo soltanto che le tre parole restino distinte, perché descrivono tre momenti che non si sovrappongono: qualcuno ha finito, qualcosa si trova, qualcuno ha deciso. Confonderle non rende il lavoro più rapido. Lo fa sembrare più avanti di quanto sia, il che è diverso, e di solito lo si scopre il giovedì.