Una riunione ha bisogno di un motivo

La riunione è uno strumento costoso che si presenta come gratuito. Un’ora con sei persone equivale a sei ore di lavoro, più il tempo per arrivarci e, dopo, per ricordarsi che cosa si stava facendo. Nessuno firmerebbe una spesa di sei ore senza chiedere a che cosa serve. Per una riunione, la domanda si pone di rado.

Una riunione ha bisogno di un motivo, e il motivo si riconosce da quattro elementi che dovrebbero stare nell’invito prima ancora che nell’ordine del giorno.

Il primo è l’obiettivo, scritto in una frase. Non «allineamento sul progetto», che descrive un’atmosfera, ma «scegliere tra le due date di consegna». Se l’obiettivo non sta in una frase, la riunione non è pronta, e difficilmente lo diventerà una volta tutti seduti in sala riunioni.

Il secondo sono i partecipanti necessari: chi deve decidere, chi possiede le informazioni da cui la decisione dipende, chi dovrà eseguirla. Gli altri possono leggere il verbale, che costa meno e si può rileggere. Invitare qualcuno «per conoscenza» è una cortesia che gli sottrae un’ora; metterlo in copia a un’email gliene sottrae trenta secondi.

Il terzo è la decisione attesa. Una riunione convocata bene sa in anticipo che cosa dovrà uscire dalla porta: un sì, un no, una scelta tra alternative già descritte. Se alla fine nessuno sa dire che cosa si è deciso, non si è tenuta una riunione. Si è tenuta una conversazione, con sedie migliori.

Il quarto è il verbale, breve e inviato lo stesso giorno: che cosa si è deciso, chi fa che cosa, entro quando. Un’azione senza un nome e una scadenza è un auspicio, e gli auspici si compiono raramente da soli. Il verbale non racconta la discussione; ne registra le conseguenze.

Applicati questi criteri, molte riunioni si rivelano email travestite. Se si tratta di informare, un messaggio scritto bene si legge più in fretta di quanto si ascolti, e resta. Se serve un parere, lo si può chiedere per iscritto, con una scadenza. La riunione si guadagna il suo posto quando c’è da decidere qualcosa su cui le persone non sono d’accordo, o probabilmente non lo saranno, e il disaccordo conviene affrontarlo a voce, una volta sola.

Una specie merita una menzione a parte: la riunione per decidere se fare la riunione. Ne ho vista convocare una con ordine del giorno, elenco dei presenti e verbale. La decisione, alla fine, fu di aggiornarsi. Sul piano formale era impeccabile.

Non sono contrario alle riunioni. Una riunione con un motivo chiude in un’ora una questione aperta da settimane. Sono contrario a quelle che esistono perché il martedì alle dieci c’è sempre stata una riunione, e ciascuno è convinto che a volerla sia stato qualcun altro.

Prima di convocarne una, quindi, scrivo l’oggetto dell’invito come se fosse la prima riga del verbale. Se non ci riesco, mando un’email.